Confundir un albarán con una factura es uno de los errores más comunes cuando empiezas como autónomo. Aunque ambos documentan una operación comercial, tienen funciones muy distintas y no son intercambiables.
¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento privado que acredita la entrega o recepción de una mercancía o servicio. Es una prueba de que la operación se ha realizado físicamente.
Características del albarán:
- Documenta la entrega, no el pago
- Debe ser firmado por el receptor como prueba de recepción
- No tiene validez fiscal ante Hacienda
- No sustituye a la factura
- Es clave como prueba en caso de impago o reclamación
¿Qué es una factura?
La factura es un documento fiscal obligatorio que acredita una operación de compraventa y tiene validez legal ante Hacienda.
Características de la factura:
- Tiene validez fiscal y contable
- Debe incluir los elementos obligatorios (NIF, fecha, desglose de IVA, etc.)
- Es obligatoria para deducir gastos y desgravarse el IVA
- Debe conservarse durante al menos 4 años (plazo de prescripción fiscal)
Diferencias entre albarán y factura
| Aspecto | Albarán | Factura |
|---|---|---|
| Función | Acreditar entrega | Acreditar venta y cobro |
| Validez fiscal | No | Sí |
| Desglose de IVA | No obligatorio | Obligatorio |
| Numeración | Libre | Correlativa y obligatoria |
| Sirve para deducir gastos | No | Sí |
| Obligatorio emitirlo | No (pero recomendable) | Sí (en toda operación B2B) |
| Firma del receptor | Sí (prueba de entrega) | No necesaria |
¿Cuándo usar albarán y cuándo factura?
- Albarán: cuando entregas mercancía y necesitas prueba de la entrega. Especialmente útil en entregas parciales, donde la factura se emite al final cuando se completa el pedido.
- Factura: siempre. Es obligatoria en toda operación entre profesionales/empresas. El albarán complementa la factura, no la sustituye.
¿Se puede facturar sin albarán?
Sí. El albarán no es obligatorio. La factura es el documento que tiene validez fiscal. Muchos negocios de servicios (consultorías, asesorías, freelancers) facturan directamente sin albarán, ya que no hay entrega física de mercancía.
¿Se puede emitir albarán sin factura?
Puedes emitir un albarán como prueba de entrega, pero la factura debe emitirse después. Si solo emites albarones sin facturar, estás incumpliendo las obligaciones fiscales. Toda operación debe documentarse con factura.
Preguntas frecuentes
¿Un albarán puede servir como justificante de gasto?
No. Solo las facturas completas son válidas como justificante de gasto deducible ante Hacienda. Consulta qué gastos puedes deducir en nuestra guía de gastos deducibles del autónomo.
¿El albarán tiene que llevar numeración?
No es obligatorio, pero es muy recomendable para mantener un control interno y poder vincular cada albarán con su factura correspondiente.
¿Puedo agrupar varios albarones en una sola factura?
Sí. Es habitual agrupar las entregas de un mes en una factura resumen al final del periodo. Cada albarán debe referenciarse en la factura.
¿Dudas sobre facturación? Consulta con nosotros gratis — te ayudamos a organizar tu facturación correctamente.