23 Mar Diferencias entre albarán y facturas

Si hay algo importante a la hora de comenzar nuestra actividad como autónomos es aclarar ciertos conceptos que en un futuro nos pueden ser muy útiles y, sobre todo, evitarnos muchos quebraderos de cabeza. Entre ellos, uno de los errores más populares son las diferencias entre albarán y facturas.

¿Un albarán y una factura son lo mismo?

Un albarán es un documento privado que acredita la recepción de una mercancía o un producto, por eso es muy importante que esté firmado por tu cliente. Justificamos con él la realidad de las operaciones, lo que es importante en caso de impago, o incluso para demostrar a la AEAT que la operación es cierta.

La factura si es un documento mercantil, que es obligatorio emitir siempre que nos lo pida nuestro cliente, y que tiene que tener la información que indica el reglamento de facturación (ver nuestro artículo del blog hacer una factura, además nos sirve para la reclamación del pago de un producto o un servicio.

Los albaranes son un elemento de ayuda a la hora de cerrar el mes, ya que puedes unificar en una misma factura varios importes de albaranes emitidos al mismo cliente durante ese mes. Así que, además, nos sirve para nuestro control y nos facilita el proceso de facturación.

Otra de las grandes diferencias entre albarán y facturas es que estas últimas si tienen validez fiscal. Por lo tanto, el albarán no es un documento mercantil obligatorio en ninguna transacción comercial, mientras que la factura si lo es.

A su vez, el albarán no tiene funciones tributarias, otra de las diferencias entre albarán y facturas.

¿Qué datos necesita tener un albarán?

El albarán, como hemos dicho antes es un documento privado, por lo que los datos que contiene los decide el emisor del mismo, pero eso sí lo habitual es poner los siguientes datos:

• Número de albarán
• Fecha de emisión
• Datos del cliente
  • Nombre y apellidos
  • Razón social
  • Dirección
  • Teléfono de contacto
  • CIF o NIF

El albarán puede ir valorado, aunque lo habitual es que no lo esté, pues lo que acredita es la entrega del bien o servicio, y recuerda que el albarán no es un sustituto de la factura sino un complemento.

Por último, es importante recordar que las facturas deben guardarse por un periodo mínimo de cinco años, esto es otra de las diferencias entre albarán y facturas, ya que los albaranes no tienen por qué ser almacenados durante este periodo de tiempo. (pero como modo de prueba, sí que es recomendable guardarlo)