Importación

ContaAuto Web permite la importación de datos de la versión excel de ContaAuto , así como de terceros programas, siempre que podamos obtener los datos en una hoja de cálculo. De este modo no perderemos los históricos de la información contable, y así mismo no tendremos que volver a crear los conceptos y los terceros (clientes y proveedores).

La importación en ContaAuto web no solo la podemos hacer, cuando usemos por primera vez la aplicación, si no que se puede hacer en cualquier momento. Por ejemplo, si tenemos un programa de facturación externo, que queremos seguir usando, podemos usar la importación de asientos, para periódicamente, contabilizar las facturas de venta en nuestro ContaAuto web, sin tener que «picarlas» una a una,

Para hacer la importación de datos, solo hay que seguir unas sencillas instrucciones, que a continuación vamos a detallar.

La importación se tienen que hace por partes, y esto es muy importante hacerlo en el siguiente orden:

1.-  Importar Conceptos

Vamos a nuestro ContaAuto excel en la hoja CR, y copiaremos los conceptos utilizados (columna A) en un nuevo excel, que tendrá la siguiente estructura:

Conceptos

En la fila 1, estarán las cabeceras del fichero que serán Concepto y Tipo, es importante escribirlo tal cual está, respetando las mayúsculas iniciales, debajo de «Concepto«, estarán lógicamente los diferentes conceptos utilizados en nuestra cuenta de resultados, y debajo de «Tipo«, se indicará la naturaleza del concepto, es decir, «V» para las ventas, «C» para las compras, y «G» para los gastos, en este caso, es también importante, que esté la letra en mayúscula.

Cuando ya tengamos preparado el fichero, haremos un guardar como, y en tipo de fichero elegiremos «CSV (delimitado por comas)»

csv

A continuación, ya podemos ir a ContaAuto web, en el apartado ContaAuto, y a continuación, «importaciones», dentro de importar Concepto, le daremos a «seleccionar archivo», buscaremos la ubicación donde hemos guardado el archivo csv, lo elegimos y le daremos «importar conceptos». Si el fichero, es todo correcto, nos indicará que se han importado los conceptos sin errores, y en el caso de que alguna línea tenga un error nos indicará los conceptos que no se han importado, y el motivo.

IMPORTANTE: los conceptos que no tengan errores SI que si importarán, por lo que si deseamos importar el resto de conceptos deberemos generar un nuevo csv, solamente con los conceptos que no se habían importado y corrigiendo los errores.

2.- Importar Terceros

Terceros: Una vez importados los conceptos, ya podemos importar a los terceros (Clientes y proveedores), en este caso, iremos a nuestro ContaAuto excel, a la hoja de «Terceros» y deberemos copiar los datos de todos los terceros que deseamos importar, (desde la columna A la K), y haciendo un «pega como valores» en un nuevo excel, que tendrá la siguiente estructura:

terceros

Como siempre, la fila 1 es la cabecera del fichero, y se deben de escribir tal cual está, respetando mayúsculas y minúsculas.

El Campo, «Nombre«, será la denominación social del tercero, y durante la importación, no se hace ninguna validación.

El Campo, «Tipo» solo puede tomar los valores «Proveedor» y «Cliente», y no puede estar en blanco.

El campo «CIF«, será el del tercero, si se trata de un NIF, NIE o CIF Español, (es decir, en al campo «D», hemos indicado el valor «In», de interior), entonces durante el proceso de importación ContaAuto realizará una validación del número para comprobar si el mismo es correcto, para ello es necesario que el formato del NIF o el CIF no tenga comas, ni guiones ni espacios, para un NIF será algo así como «12345678A», y para un NIF «B12345678». Si no tenemos el CIF del tercero, el campo puede estar en blanco (pero no puede tener valor 0). En el caso de CIF intracomunitario es conveniente que empiece con el código del país , por ejemplo IT, DE, NL etc…

El Campo, «D» (Destino) solo puede tomar los valores «In» (interior) y «UE» (Unión Europea), y «RM» (resto del mundo) y no puede estar en blanco

El Campo, «Calle» es obligatorio, si no sabemos la calle pondremos la palabra «Calle»

El Campo, «N» (número), toma un valor numérico, puede estar en blanco.

El Campo, «Ciudad» y el Campo, «Provincia» son obligatorios

Finalmente los campos «Teléfono» e «IBAN » pueden estar en blanco, pero si tienen datos, no pueden haber, ni espacios, no comas, solo todos los dígitos seguidos como se muestran en la imagen de arriba.

Una vez preparado el fichero, a continuación, ya podemos ir a ContaAuto web, en el apartado ContaAuto, y a continuación, «importaciones», dentro de importar terceros, le daremos a «seleccionar archivo», buscaremos la ubicación donde hemos guardado el archivo csv, lo elegimos y le daremos «importar terceros». Si el fichero, es todo correcto, nos indicará que se han importado todos los terceros sin errores, y en el caso de que alguna línea tenga un error nos indicará los terceros que no se han importado, y el motivo.

IMPORTANTE, los terceros que no tengan errores SI que se importarán, por lo que si deseamos importar el resto de terceros deberemos generar un nuevo csv, solamente con los terceros que no se habían importado y corrigiendo los errores.

3.- Importar Asientos

Asientos Contables, una vez importados los conceptos y los terceros, ya podemos realizar la importación de los asientos contables.

La importación de asientos, se suele hacer, porque queremos conservar el histórico de contabilidad de años anteriores, también si hemos estado usando ContaAuto excel o con cualquier otra herramienta para registrar nuestras facturas, y empezamos a utilizar ContaAuto web en mitad de un ejercicio, y tenemos que pasar todos los datos. Incluso durante la utilización normal de ContaAuto web, puede que  parte de los asientos los hagamos con ContaAuto y otros los deseamos importar de otras aplicaciones, como por ejemplo las facturas de ventas, si estamos usando un programa externo de facturación.

La importación de asientos es tal vez la que puede resultar más complicada, y por un triple motivo.

El fichero que debemos generar, es el que más campos tiene, es decir, más columna que se tienen que validar.

Igualmente es el fichero que suele tener más registros (filas), una por factura contabilizada, por lo que puede tener cientos e incluso miles de registros.

Igualmente es el fichero en el que se hacen más validaciones, por ejemplo, los terceros y conceptos que se utilicen ya deben de existir en ContaAuto (por eso este fichero es el último que debemos importar).

Es por todo esto, que este fichero si tiene uno o varios registros que contienen errores no se importará nada, ContaAuto , nos indicará donde se encuentra el error, y el motivo, por lo que deberemos de corregirlo y volver a intentar la importación de todos los asientos.

Como en las otras importaciones, nos iremos a nuestro ContaAuto excel a la hoja de «Datos»   y deberos copiar los datos de todos los asientos que deseamos importar, (desde la columna D la W), y haciendo un «pega como valores» en un nuevo excel, que tendrá la siguiente estructura:

Asientos

El campo «Fecha» y «Vencimiento» son campos obligatorios, por lo que siempre tienen que estar informado el valor, en el caso del vencimiento podemos poner la misma fecha que el campo «Fecha», pero nunca una fecha anterior.   Esos dos campos deben de tener el formato DD/MM/AAAA, al hacer un «pegar como valores», en ambos campos aparecerá un número, solo tendremos que seleccionar todas las celdas de la columna, (menos la cabecera), y con el botón derecho del ratón darle a «formato de celda»

formato

 

A continuación ir a fecha, y elegir el primero de ellos:

Fecha

El campo «Factura» es un campo obligatorio que no puede aparecer en blanco, si el asiento no tiene número de factura, (como el seguro de autónomos), le podemos ir dando números correlativos. En el caso de facturas de venta es muy IMPORTANTE que estén ordenadas cronológicamente, pues ContaAuto , no tendrá en cuenta el número de factura que indiquemos en el  fichero csv, y lo que hará es ir numerando correlativamente empezando con el número 1 en la primera factura de cada año.

El campo «Tercero»   es un campo obligatorio y junto con el campo «CIF«, y deben de coincidir exactamente con los terceros que ya existen en ContaAuto , porque los hemos importado previamente, o porque los hemos creado directamente en ContaAuto, respetando mayúsculas, espacios, comas etc…y en el caso de que el tercero no tenga CIF, el campo estará en blanco.

El campo «Concepto»   es un campo obligatorio,   y debe, igualmente coincidir exactamente con algún concepto, que ya existe en ContaAuto, porque los hemos importado previamente, o porque los hemos creado directamente en ContaAuto .

El campo «Descripción»   es un campo obligatorio, pero al ser un texto libre, ContaAuto no realiza ninguna validación, pero el campo no puede estar en blanco.

El campo «RS» solo puede tomar los valores «s» para IVA Soportado, en las compras o en los gastos, «r» , para IVA repercutido» en las ventas, o «n» si no hay IVA.

El Campo, «D» (Destino) solo puede tomar los valores «In» (interior) y «UE» (Unión Europea), y «RM» (resto del mundo) y no puede estar en blanco

El Campo, «TI» (Tipo IVA) solo puede tomar los valores «C» (Corriente), que es lo habitual y «I» (inversión). En las ventas, solo puede tomar el valor «C»

El Campo, «BI» (Base Imponible), es un campo numérico, sin separador de miles, en el que solo puede haber dos decimales.

El Campo, «% IVA» se indicará el tipo de IVA, que puede tomar los valores de IVA vigentes en cada momento actualmente 21%, 10% y 4%, el formato será tipo general 0,21 tipo reducido 0,10 y el superreducido 0,04 respectivamente.

El Campo, «IVA«, es un campo numérico, sin separador de miles, en el que solo puede haber dos decimales.

El Campo, «TR» (Tipo Retención), normalmente es un campo que está en blanco, pero en ocasiones puede tomar los valores:

ALQ: para retenciones de alquileres

PRO: para retenciones de profesionales

TRAB: para las retenciones de los trabajadores

Vtas: para las retenciones en facturas de venta

El Campo, «% IRPF» se indicará el tipo de retención de IRPF, que puede tomar los valores de retención vigentes en cada momento, igualmente en formato de tanto por uno, es decir, 0.15 para el 15%, 0.01 para el 1% etc…

El Campo, «IRPF» y «Total» son un campos numéricos, el formato es sin separador de miles, en el que solo puede haber dos decimales.

El Campo, «FP» (forma de pago), solo puede tomar los valores:

Efectivo

Transferencia

Pagaré

Pagaré recibido

Recibo

Confirming

Tarjeta

El campo «Vencimiento» es un campo obligatorio, el formato es el mismo que el de la fecha, explicado anteriormente.

El Campo, «Estado«, solo puede tomar los valores:

Pendiente

Emitido

Cobrado

Devuelto

El Campo, «Banco«, es un campo obligatorio. Si no hemos creado ningún banco en ContaAuto , solo podrá tomar el valor «Cj», es decir, caja. Si por el contrario hemos creado uno o varios bancos, podremos usar el código de los bancos creados.

El Campo, «Serie«, es un campo que no aparece en la versión excel de ContaAuto . Es un campo que puede estar en blanco, pero la cabecera tiene que estar en el fichero. Solo es necesario informarlo en las facturas de venta, y solamente cuando tenemos más de una serie de facturas y estas han sido creadas, en ContaAuto web.

Tendremos que partir de una hoja excel para cada una de estos tres ficheros que queremos importar, es decir un excel con una única hoja para cada uno de ellos.  Es muy importante respetar los formatos de cada uno de los campos, tanto de las cabeceras, (línea 1 del excel), como de los diferentes registros del fichero. Respetando, minúsculas, y mayúsculas, acentos, espacios, comas, puntos, etc….

Una vez preparado el fichero excel, haremos un «guardar como» y eligiremos como «tipo de Archivo»  el «CSV (delimitado por comas)» . Este csv es el fichero que podremos importar en ContaAuto web.

Si hay algún error en el fichero csv, para el caso de los Conceptos y Terceros, los registros con errores no se importarán, pero el resto sí que se habrán importado. ContaAuto web nos indicará en que registro hay un error y en qué campo, por lo que tendremos que  corregir e importar únicamente los registros que tenían errores.

En el caso de los Asientos, si uno o varios de los registros contiene un error, no importará ningún asiento, igualmente ContaAuto nos indicará que registro y que campo contiene el error, para que lo podamos corregir, pero en este caso, una vez corregido, tendremos que importar todos los asientos.

En el fichero de Asientos, es importante que estén ordenados por orden de fecha del asiento, ya que para las facturas de venta, este es el orden que cogerá para la numeración de las mismas, que siempre empezará la primera del año con el número 1.