06 May Elementos principales de una factura: partes y componentes que la conforman.

La factura como documento legal que es, tiene que cumplir una serie de requisitos para que pueda ser válida. Una factura mal hecha supone que el IVA no será deducible y tampoco el gasto a efectos del Impuesto de sociedades, es decir el sobrecoste puede llegar a ser del 52%, más las sanciones que nos pueda imponer la AEAT.

Por lo tanto tenemos que revisar, siempre, que la factura contiene los componentes mínimos que la ley exige.

Estos datos tienen que estar siempre presentes para que sea legal. Incluso en las facturas con importe cero.

Datos del Emisor y del receptor de la factura

1. Nombre de Factura: Es decir, denominación social completa de la sociedad, no valen abreviaciones ni erratas, si las hay debemos pedir que se rectifique la factura.

2. Dirección: Del domicilio social de la sociedad, también tenemos que validar que la dirección esté completa.

3. CIF de la empresa: Este dato es imprescindible, y no podemos permitir, que falte o que esté erróneo.

Datos de identificación de la factura:

4. Fecha de Factura: que debe de coincidir con la fecha de entrega del bien o prestación del servicio.

5. Número de factura: que tienen que ser correlativos y sin saltos en la numeración. Pero podemos tener tantas series como queramos, para distinguir facturación de distintas líneas de negocio, o lo que consideremos. Si por el motivo que sea, queremos anular una factura, se deberá emitir una factura rectificativa (lo que antes se denominaban abonos), que tendrá que hacer referencia a la factura a la cual anula.

Datos identificativos del bien o servicio:

6. El concepto: deberá ser claro y entendible, así que no valen conceptos como “referencia 4587”, una posible inspección tiene que poder validar que el gasto contabilizado es fiscalmente deducible.

Datos de totales de factura:

7. Base imponible: es decir el total, antes del IVA de los importes que componen la factura

8. Tipo de IVA: tipo aplicable de IVA, es decir, 21%, 10% o 4%, según corresponda.

9. Importe del IVA: o lo que es el producto de la Base imponible por el tipo del IVA

10. Total de factura: es decir, base imponible más IVA, en otras palabras, total a pagar.

A parte de estos elementos, podemos incluir todos aquellos que consideremos necesarios, como forma de pago, vencimiento, desglose de partidas, precios unitarios, descuentos etc…

No existe ningún requisito respecto del formato, puede ser una factura hecha a mano, con ordenador, en colores…incluso se puede hacer una factura electrónica, que no es una factura mandada por correo electrónica. Si la factura es en papel (como es lo habitual) en teoría se tiene que imprimir en la impresora de quién la emite, aunque en la práctica esto pueda ser difícil de comprobar.

Finalmente decir, que para cierto tipos de gastos, como son parking, autopistas, comidas, la factura puede ser sustituida por lo las facturas simplificadas (antes llamadas tickets), que tiene los mismos datos que una factura normal, salvo los datos identificativos del receptor de la factura, que no se incluyen.

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