Obligaciones formales en la empresa. Libros y Cuentas Anuales

Para terminar esta serie de artículos sobre las obligaciones legales de la empresa hablaremos de:

  •    Legalización de libros de contabilidad.
  •    Presentación de Cuentas Anuales. 

Estas son dos de las principales obligaciones formales en materia contable y de publicidad de la misma, de cara a comunicar al registro mercantil de la provincia donde se encuentra el domicilio social de la empresa. Al comunicarse la información al Registro Mercantil, esta información es pública, y cualquier tercero interesado puede conocerla con una mera solicitud al registro, que además se puede hacer por internet.

 

En cuanto a la legalización de libros, la forma tradicional, era imprimir en papel, el diario, los balances de situación, mensuales o trimestrales, balance y cuenta de pérdidas y ganancias, encuadernarlo todo, y llevarlo físicamente al Registro Mercantil, para empresa de dimensión mediana-grande, esto suponía un volumen físico muy considerable. Afortunadamente hoy en día existe la posibilidad de remisión electrónica de los libros de contabilidad, por lo que ahorramos en papel, encuadernación y tiempo de ir al Registro en persona. El plazo de presentación de los libros es de 4 meses desde el cierre del ejercicio de la sociedad, por lo que para aquellas sociedades con cierre el 31 de diciembre (lo que es habitual), el plazo finaliza el 30 de abril.

 

Las Cuentas Anuales tienen un plazo de presentación, a partir de un mes de la aprobación por la junta general ordinaria de accionistas, es decir para a sociedades con cierre el 31 de diciembre, hasta el 31 de julio. Las cuantas Anuales recogen toda la información económica de los hechos acaecidos durante el ejercicio, en concreto debe de tener:

Balance: es decir los activos (bienes y derechos de la sociedad) y pasivos (obligaciones de la sociedad) de la sociedad

Cuenta de Resultados: también conocida como cuenta de pérdidas y ganancias, es decir donde se reflejan los ingresos y gastos, y por diferencia de ambos permite obtener el resultado de la sociedad.

Estado de cambios en el patrimonio neto: es el detalle de los cambios habidos en el patrimonio neto a lo largo del ejercicio.

Memoria: El objeto de la memoria es el de aclarar, ampliar y comentar el contenido de la información aportada por el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias y de todos aquellos otros datos obligatorios que puedan ser relevantes.

 

El contenido mínimo de las CCAA está regulado, y dependerá, a su vez del tamaño de la sociedad, siendo los requisitos distintos para las pequeñas o las grandes empresas.

 

Añadir finalmente que a pesar de existir unos plazos legales para la legalización de libros, y para la presentación de cuentas anuales, en la práctica las consecuencias no suelen derivar en sanciones de tipo económico, más bien el registro se negará a inscribir cualquier documento si hay un retraso significativo en la presentación de estos documentos obligatorios.

Ignacio Pedrosa

Mi Economista

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