Obligaciones formales en la empresa. Firma Digital y DEH

Ya tenemos nuestra sociedad funcionando y plenamente operativa, pero aún nos quedan ciertos trámites que se tienen que ir haciendo, por lo que hoy hablaremos de:

  •     Solicitar firma digital, solicitar certificado del registro mercantil. Nivel de Seguridad
  •     Alta en DEH.

En un mundo cada vez más electrónico en el que los documentos en papel van siendo poco a poco sustituidos por documentos electrónicos, hay que también sustituir las firmas manuscritas en firmas digitales.

La primera pregunta debe ser, ¿pero para que sirve la firma digital? En estos artículos pretendemos ser prácticos, por lo que hay que decir que el uso más habitual de la firma digital es, para la comunicación con la AEAT, como es la presentación de impuestos y declaraciones, contestar requerimientos, presentar reclamaciones, el segundo uso más habitual es para la activación de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH), que es un buzón electrónico en el que recibiremos comunicaciones de organismos oficiales como puede ser de la propia AEAT.

La segunda pregunta debe ser pues, ¿Cómo se puede conseguir la firma digital? El procedimiento es relativamente sencillo, pero si es cierto que al principio puede causar cierta confusión. Debemos entrar en la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (http://www.cert.fnmt.es/), accederemos a la pestaña de “Empresas”, y después a la subpestaña de “Cert. Persona jurídica”.

En la misma web explica con mucho detalle el procedimiento, pero resumiendo consiste en lo siguiente:

-          Los únicos navegadores válidos son el internet explorer y el mozilla Firefox, y lo primero que hay que hacer es configurar los navegadores, para lo que la propia web dispone de configuradores automáticos.

-          Hay que solicitar el certificado vía internet, nos pedirá simplemente el CIF de la sociedad, la web hará un pequeño proceso y emitirá un número que debemos de imprimir, o guardar. En este punto es importante destacar que no podemos formatear el ordenador, ni cambiar el navegador.

-          Con el número obtenido, los poderes de la sociedad, el certificado del registro mercantil y el NIF del apoderado, debemos de acreditar la identidad en la oficina de registro, es algo así como decir, “como pueden comprobar soy yo, representante de la sociedad el que ha solicitado la firma digital de esta sociedad” Varias cosas a tener en cuenta:

  •   La oficina de registro más comunes, son las delegaciones de la AEAT, puede ser cualquiera, no necesariamente la que corresponda al domicilio de la sociedad.
  •   El representante de la sociedad debe ser el administrador, o sin son varios administradores mancomunados deben de ir todos. En caso de apoderados debe constar expresamente en el poder la facultad para la obtención de la firma digital.
  •  El certificado del registro mercantil en el que conste los administradores o apoderados con facultad suficiente. En algunas comunidades se está admitiendo una copia simple de la sociedad son el sello del registro, la diferencias es que el certificado cuesta unos 40€ y la copia simple unos 3€. Importante tener en cuenta que este documento caduca a los 15 días, por lo que no podemos demorarnos mucho en ir a la oficina de registro.

-          Ya por fin, al día siguiente de la identificación en la oficina del registro, nos podremos descargar el certificado, nos solicitará en NIF y el número que se generó al inicial los trámites y el certificado se instalará en el navegador. Aquí hay que tener en cuenta:

  •  La descarga se tiene que hacer desde el mismo ordenador y navegador desde el que se hizo la solicitud del certificado.
  •  Es muy recomendable hacer una copia de seguridad del certificado. Para ello, en el internet explorer, accedemos a “opciones de internet”, luego a la pestaña “contenido”, después a “certificados”, elegimos el certificado que queremos exportar, y le damos a “exportar”. Elegimos “exportar la clave privada”, es muy recomendable incluir una contraseña para evitar malos usos. Le damos un nombre y una ubicación donde queremos guardar la firma, y ya tenemos una copia de seguridad. (mejor que no sea en el propio ordenador).
  •  Podemos instalar la firma digital en todos los ordenadores que queramos, para ello, le daremos al botón de importar. Aquí podemos decirle si la firma será exportable desde el nuevo ordenador, o queremos limitar esa posibilidad.
  •  Nivel de seguridad, puede ser bajo, el navegador nunca nos avisará cuando una web intente verificar la firma digital, (no recomendable). Nivel medio, el navegador nos avisa si una web intenta usar la firma digital, al menos en este nivel nos enteramos y le damos autorización al uso de la firma. En el nivel de seguridad alto, a parte de avisarnos del uso de la firma nos obliga a poner una clave de uso de la firma. Este es el nivel que yo recomiendo, y también recomiendo que la clave sea corta y sencilla. Nos aseguramos de este modo que nadie pueda usar en nuestro ordenador nuestra firma digital.   

Respecto de la DEH, para darse de alta solo hay que entrar en la web de notificaciones 060 (http://notificaciones.060.es), dar al a pestaña de “registrarse”, nos pedirá la web la firma digital que queremos usar, y se abrirá un formulario, para poner unos pocos datos, aceptamos las condiciones, y ya tenemos el buzón creado. A partir de ese momento la AEAT remitirá sus comunicaciones al buzón electrónico. A tener en cuenta:

  •  Hacienda está obligando a todas las empresa a tener una DEH
  •  El correo electrónico que indiquemos cuando nos damos de alta en la DEH debe de estar operativo, pues es donde se nos comunicará que tenemos alguna notificación recibida.
  •  El aviso por correo electrónico de la llegada de una notificación no es obligatorio, y si por cualquier o no nos llega, la AEAT las considera notificadas, por lo que es recomendable mirar al buzón de vez en cuando, una vez a la semana, o cuando sospechemos que nos pueden enviar algo.

 

 

Ignacio Pedrosa

Mi Economista

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