Obligaciones formales en la empresa. Después de la Constitución

Ahora ya tenemos constituida la sociedad, e inscrita en el registro mercantil, por lo que nos quedan unos pocos trámites adicionales:

  •     Acta manifestaciones de la titularidad real.
  •     Solicitar el NI.F.
  •     Alta e inicio de actividad en la AEAT.
  •     Alta en el registro de operadores intracomunitarios. 

Al acta de titularidad real, es un documento que preparará el notario, en el que básicamente, se dice quienes son las personas físicas que son propietarias de la sociedad. Esta obligación viene impuesta por la ley que trata de luchar contra el blanqueo de capitales. De modo que existe obligación de hacer este documento, y en el que se informa de las personas físicas que poseen más del 25% del capital social de una sociedad, una vez hecha el acta, nos la guardaremos para cuando nos la soliciten, como al hacer un préstamo.

Respecto de la solicitud del NIF, ya hablamos en el anterior artículo, que el notario suele pedir el NIF provisional, por lo que tendremos es que mediante el Mod 036 solicitar el NIF definitivo (que tendrá el mismo número), pero que ya no tiene caducidad. Si no disponemos de NIF provisional, mediante el mismo Mod 036 a la vez que solicitamos en NIF, podremos comunicar el inicio de actividad.

El hecho de que tengamos la sociedad constituida, no significa, necesariamente que inicie sus actividades de forma inmediata, pueden pasar incluso meses hasta que esto ocurra, como puede ser el caso de que este inicio dependa de la obtención de un permiso.

Se considera que el inicio de actividades se produce cuando la sociedad empieza a operar en el mercado, haciendo actividades comerciales, contratando personal, iniciando la construcción de una fábrica, etc…previo a estas actividades, tenemos la obligación de comunicar a la AEAT, que la empresa se ha constituido, y que empieza a operar en el mercado. El modelo 036, es el que usaremos para realizar la comunicación.

En la misma página de la AEAT (www.aeat.es), dentro del apartado de “sede electrónica”, y en el subapartado de “presentar y consultar declaraciones”, donde están todos lo modelos tributarios, elegimos el “Modelo 036 – 037”. Dentro de la opción de presentaciones tenemos diferentes opciones, personalmente prefiero la de “Cumplimentación y presentación telemática 036”, siempre es más cómoda la presentación telemática, pero en este caso además te va validando lo que se rellena en el modelo, con lo que se evitan bastantes errores. (Ten en cuenta que hay posibles errores que no valida, por lo que el modelo puede estar formalmente correcto, pero que luego la AEAT te requiera para subsanarlo).

La primera página del modelo 036 es en la que se indica que es lo que queremos hacer, alta, modificación de datos o baja, en función a las opciones que marquemos, nos dirigirá a una u otra página del modelo. En un alta inicial, hay que marcar siempre, solicitud del NIF, domicilio fiscal, datos identificativos, datos relativos a actividades económicas y locales, datos relativos al IVA, IRPF, IS, retenciones e ingresos a cuenta. También debemos de marcar, aquellas otras opciones que nos afecten, de las cuales me gustaría resaltar la de “Solicitud de alta/baja en el registro de operadores intracomunitarios”

En el Registro de operadores intracomunitarios, deben de estar todas las empresas que realicen operaciones de compra-venta con otros países de la Unión Europea, esto tiene dos consecuencias prácticas inmediatas. Cuando voy a operar con otra empresa de la Unión Europea tengo la obligación de comprobar que esa empresa está en el registro de operadores intracomunitario (se hace desde la propia página de la AEAT), de esta forma me aseguro que no es una empresa inexistente, y me estoy evitando estafas, pero además de esta forma las facturas que reciba, se podrá contabilizar el gasto, y lo que tal vez es más importante, nos evitarnos que nos repercutan el IVA del país  de donde opera esa empresa comunitaria, por lo que tenemos un ahorro importante, (el IVA soportado por nosotros de otro país de la Unión Europea se puede recuperar, pero el trámite es bastante complejo y largo, por lo que siempre es mucho mejor que estemos en el registro de operadores intracomunitarios y evitar que nos repercutan el IVA).

Ignacio Pedrosa

Mi Economista

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