Importación Asientos Contables

Asientos Contables, una vez importados los conceptos y los terceros, ya podemos realizar la importación de los asientos contables.

La importación de asientos, se suele hacer, porque queremos conservar el histórico de contabilidad de años anteriores, también si hemos estado usando ContaAuto excel o con cualquier otra herramienta para registrar nuestras facturas, y empezamos a utilizar ContaAuto web en mitad de un ejercicio, y tenemos que pasar todos los datos. Incluso durante la utilización normal de ContaAuto web, puede que  parte de los asientos los hagamos con ContaAuto y otros los deseamos importar de otras aplicaciones, como por ejemplo las facturas de ventas, si estamos usando un programa externo de facturación.

La importación de asientos es tal vez la que puede resultar más complicada, y por un triple motivo.

El fichero que debemos generar, es el que más campos tiene, es decir, más columna que se tienen que validar.

Igualmente es el fichero que suele tener más registros (filas), una por factura contabilizada, por lo que puede tener cientos e incluso miles de registros.

Igualmente es el fichero en el que se hacen más validaciones, por ejemplo, los terceros y conceptos que se utilicen ya deben de existir en ContaAuto (por eso este fichero es el último que debemos importar).

Es por todo esto, que este fichero si tiene uno o varios registros que contienen errores no se importará nada, ContaAuto , nos indicará donde se encuentra el error, y el motivo, por lo que deberemos de corregirlo y volver a intentar la importación de todos los asientos.

Como en las otras importaciones, nos iremos a nuestro ContaAuto excel a la hoja de “Datos”   y deberos copiar los datos de todos los asientos que deseamos importar, (desde la columna D la W), y haciendo un “pega como valores” en un nuevo excel, que tendrá la siguiente estructura:

Asientos

  El campo “Fecha” y “Vencimiento” son campos obligatorios, por lo que siempre tienen que estar informado el valor, en el caso del vencimiento podemos poner la misma fecha que el campo “Fecha”, pero nunca una fecha anterior.   Esos dos campos deben de tener el formato DD/MM/AAAA, al hacer un “pegar como valores”, en ambos campos aparecerá un número, solo tendremos que seleccionar todas las celdas de la columna, (menos la cabecera), y con el botón derecho del ratón darle a “formato de celda”

  formato

 

A continuación ir a fecha, y elegir el primero de ellos:

Fecha

El campo “Factura” es un campo obligatorio que no puede aparecer en blanco, si el asiento no tiene número de factura, (como el seguro de autónomos), le podemos ir dando números correlativos. En el caso de facturas de venta es muy IMPORTANTE que estén ordenadas cronológicamente, pues ContaAuto , no tendrá en cuenta el número de factura que indiquemos en el  fichero csv, y lo que hará es ir numerando correlativamente empezando con el número 1 en la primera factura de cada año.

El campo “Tercero”   es un campo obligatorio y junto con el campo “CIF“, y deben de coincidir exactamente con los terceros que ya existen en ContaAuto , porque los hemos importado previamente, o porque los hemos creado directamente en ContaAuto, respetando mayúsculas, espacios, comas etc…y en el caso de que el tercero no tenga CIF, el campo estará en blanco.

El campo “Concepto”   es un campo obligatorio,   y debe, igualmente coincidir exactamente con algún concepto, que ya existe en ContaAuto, porque los hemos importado previamente, o porque los hemos creado directamente en ContaAuto .

El campo “Descripción”   es un campo obligatorio, pero al ser un texto libre, ContaAuto no realiza ninguna validación, pero el campo no puede estar en blanco.

El campo “RS” solo puede tomar los valores “s” para IVA Soportado, en las compras o en los gastos, “r” , para IVA repercutido” en las ventas, o “n” si no hay IVA.

El Campo, “D” (Destino) solo puede tomar los valores “In” (interior) y “UE” (Unión Europea), y “RM” (resto del mundo) y no puede estar en blanco

El Campo, “TI” (Tipo IVA) solo puede tomar los valores “C” (Corriente), que es lo habitual y “I” (inversión). En las ventas, solo puede tomar el valor “C”

El Campo, “BI” (Base Imponible), es un campo numérico, sin separador de miles, en el que solo puede haber dos decimales.

El Campo, “% IVA” se indicará el tipo de IVA, que puede tomar los valores de IVA vigentes en cada momento actualmente 21%, 10% y 4%, el formato será tipo general 0,21 tipo reducido 0,10 y el superreducido 0,04 respectivamente.

El Campo, “IVA“, es un campo numérico, sin separador de miles, en el que solo puede haber dos decimales.

El Campo, “TR” (Tipo Retención), normalmente es un campo que está en blanco, pero en ocasiones puede tomar los valores:

ALQ: para retenciones de alquileres

PRO: para retenciones de profesionales

TRAB: para las retenciones de los trabajadores

Vtas: para las retenciones en facturas de venta

El Campo, “% IRPF” se indicará el tipo de retención de IRPF, que puede tomar los valores de retención vigentes en cada momento, igualmente en formato de tanto por uno, es decir, 0.15 para el 15%, 0.01 para el 1% etc…

El Campo, “IRPF” y “Total” son un campos numéricos, el formato es sin separador de miles, en el que solo puede haber dos decimales.

El Campo, “FP” (forma de pago), solo puede tomar los valores:

Efectivo

Transferencia

Pagaré

Pagaré recibido

Recibo

Confirming

Tarjeta

El campo “Vencimiento” es un campo obligatorio, el formato es el mismo que el de la fecha, explicado anteriormente.

El Campo, “Estado“, solo puede tomar los valores:

Pendiente

Emitido

Cobrado

Devuelto

El Campo, “Banco“, es un campo obligatorio. Si no hemos creado ningún banco en ContaAuto , solo podrá tomar el valor “Cj”, es decir, caja. Si por el contrario hemos creado uno o varios bancos, podremos usar el código de los bancos creados.

El Campo, “Serie“, es un campo que no aparece en la versión excel de ContaAuto . Es un campo que puede estar en blanco, pero la cabecera tiene que estar en el fichero. Solo es necesario informarlo en las facturas de venta, y solamente cuando tenemos más de una serie de facturas y estas han sido creadas, en ContaAuto web.